Privacyverklaring Aitvaart

Versie 1.1 - Laatst bijgewerkt: 12 augustus 2026

Aitvaart bouwt software voor uitvaartbegeleiders. Juist omdat ons platform werkt met gevoelige informatie, nemen we privacy serieus. In deze verklaring lees je welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom, en welke rechten je hebt.

Deze verklaring is voor het laatst bijgewerkt op 12 augustus 2026.

Wie zijn wij

Aitvaart, eenmanszaak, gevestigd te Eindhoven, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 83981071.

Mail: aitvaart@gmail.com
Telefoon: 0649782530
Website: aitvaart.nl

Aitvaart is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die in deze verklaring worden beschreven.

Belangrijk onderscheid: jouw gegevens en de gegevens in dossiers

Deze verklaring gaat over de gegevens waarvoor Aitvaart zelf verantwoordelijk is, zoals gegevens van websitebezoekers, klanten en contactpersonen.

Gebruik je als uitvaartbegeleider ons platform, dan voer je daarin gegevens in van opdrachtgevers en nabestaanden. Voor die gegevens ben jij als uitvaartbegeleider de verwerkingsverantwoordelijke en is Aitvaart de verwerker. Wij verwerken die gegevens uitsluitend in jouw opdracht, en de afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst die wij met iedere klant sluiten. Ben je nabestaande en heb je vragen over gegevens die een uitvaartbegeleider over jou heeft vastgelegd? Neem dan contact op met die uitvaartbegeleider. Wij helpen hem of haar waar nodig om je verzoek af te handelen.

Welke gegevens wij verwerken en waarom

Als je onze website bezoekt

  • Technische gegevens zoals IP-adres, browsertype en bezochte pagina's, voor zover nodig om de website veilig en goed te laten werken.
  • Statistiekgegevens over het gebruik van de website, alleen als je daarvoor toestemming geeft via de cookiemelding.

Grondslag: gerechtvaardigd belang (een goed werkende en veilige website).

Als je contact met ons opneemt of een demo aanvraagt

  • Naam, bedrijfsnaam, mailadres, telefoonnummer en de inhoud van je bericht.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst of precontractuele fase (wij kunnen anders niet reageren op je verzoek).

Als je klant wordt

  • Naam, bedrijfsgegevens, KvK-nummer, contactgegevens en betaalgegevens.
  • Accountgegevens zoals inloggegevens en instellingen.
  • Materiaal dat je aanlevert om je account in te richten, zoals huisstijl, sjablonen en schrijfstijlvoorbeelden.
  • Gegevens over je gebruik van het platform, voor zover nodig voor support en verbetering van de dienst.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, en voor facturatie de wettelijke (fiscale) verplichting.

Als je deelneemt aan het pilotprogramma

  • De inhoud van feedbackgesprekken en berichten die je ons stuurt over het platform.

Grondslag: uitvoering van de pilotafspraken. Inzichten uit feedback gebruiken wij alleen geanonimiseerd, tenzij je toestemming geeft om iets herleidbaars te delen, zoals een quote.

Waar wij je gegevens niet voor gebruiken

  • Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden.
  • Wij gebruiken de inhoud van dossiers niet voor eigen doeleinden en niet om AI-modellen van derden te trainen.
  • Wij versturen geen commerciële mailings zonder dat je daarvoor hebt gekozen, en afmelden kan altijd.

Met wie wij gegevens delen

Wij schakelen dienstverleners in om ons platform en onze bedrijfsvoering te laten draaien, zoals hosting, dataopslag, AI-verwerking en communicatiediensten. Met deze partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten. Een actueel overzicht van subverwerkers voor het platform staat in de verwerkersovereenkomst.

Wij verstrekken gegevens verder alleen aan derden als dat wettelijk verplicht is.

Doorgifte buiten de EER

Wij verwerken gegevens in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte. Voor zover een dienstverlener gegevens buiten de EER verwerkt, gebeurt dat alleen met passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit of de Europese modelcontractbepalingen.

Hoe lang wij gegevens bewaren

  • Contact- en demoaanvragen: 12 maanden na het laatste contact, tenzij je klant wordt.
  • Klant- en accountgegevens: gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot 30 dagen daarna, zodat je je gegevens kunt exporteren. Daarna verwijderen wij je gegevens.
  • Financiële en fiscale gegevens: 7 jaar, conform de wettelijke bewaarplicht.
  • Dossiergegevens die je als klant invoert: deze verwijder jij zelf of ze worden automatisch verwijderd na de termijn die je in je account instelt. Na beëindiging van je overeenkomst geldt de verwerkersovereenkomst.

Hoe wij gegevens beveiligen

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen, toegangsbeperking, back-ups en automatische verwijdering van gegevens na een ingestelde termijn. Een beschrijving van de maatregelen voor het platform staat in de verwerkersovereenkomst.

Jouw rechten

Je hebt het recht om:

  • in te zien welke gegevens wij van je verwerken;
  • onjuiste gegevens te laten corrigeren;
  • gegevens te laten verwijderen;
  • de verwerking te laten beperken;
  • bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang;
  • je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen (overdraagbaarheid);
  • een gegeven toestemming in te trekken.

Stuur je verzoek naar aitvaart@gmail.com. Wij reageren binnen een maand. Om zeker te weten dat het verzoek van jou komt, kunnen wij je vragen je identiteit te bevestigen.

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan? We horen het graag eerst zelf, zodat we het kunnen oplossen. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Cookies

Onze website gebruikt functionele cookies die nodig zijn om de site goed te laten werken. Voor overige cookies, zoals cookies voor statistiek, vragen wij eerst je toestemming via de cookiemelding op de website. Je kunt je keuze daar op elk moment aanpassen. Een actueel overzicht van de gebruikte cookies vind je in de cookiemelding.

Online condoleanceregister

Een uitvaartbegeleider kan per dossier een online condoleanceregister openzetten: een pagina waar bezoekers, zonder in te loggen, een condoleance kunnen achterlaten. Wij verwerken daarbij de volgende gegevens van de inzender:

  • naam en het condoleancebericht;
  • optioneel een e-mailadres en postadres, als de inzender dat zelf invult;
  • het IP-adres waarmee het bericht is verzonden.

Per gegevenscategorie is het doel verschillend:

  • naam en bericht worden, na beoordeling door de uitvaartbegeleider, openbaar getoond op de registerpagina;
  • e-mailadres en postadres zijn uitsluitend bedoeld zodat de nabestaanden de inzender een bedankje kunnen sturen. Deze gegevens worden nooit openbaar getoond en zijn alleen zichtbaar voor de uitvaartbegeleider;
  • het IP-adres gebruiken wij uitsluitend om misbruik van het register (zoals spam) tegen te gaan.

Grondslag: voor naam en bericht is dat de uitvoering van de opdracht tussen de uitvaartbegeleider en de nabestaanden (Aitvaart is hier verwerker, zie hierboven); voor het IP-adres is dat ons gerechtvaardigd belang bij misbruikbestrijding.

Bewaartermijn: alle gegevens van het register worden verwijderd tot uiterlijk 30 dagen nadat het dossier is afgerond. Het IP-adres wordt al eerder gewist, uiterlijk 30 dagen na de inzending zelf.

Wil je als inzender weten welke gegevens over jou zijn vastgelegd, deze laten corrigeren of laten verwijderen? Neem dan contact op met de uitvaartbegeleider die het register beheert; die is verwerkingsverantwoordelijke voor deze gegevens. Wij helpen de uitvaartbegeleider waar nodig om je verzoek af te handelen.

Browserextensie "Aitvaart aangifte"

Aitvaart biedt een browserextensie voor Chrome, Edge en Firefox die het gemeentelijke formulier voor de aangifte van overlijden helpt invullen met gegevens uit een Aitvaart-dossier. De extensie is bedoeld voor de uitvaartbegeleider zelf en werkt alleen als je organisatie deze functie heeft ingeschakeld.

Wat de extensie doet, en wat niet:

  • Inloggen gaat via hetzelfde inlogscherm als het Aitvaart- dashboard. De extensie slaat zelf geen wachtwoord of token op; zij zet dezelfde beveiligde sessie als het dashboard in je browser.
  • Na het kiezen van een dossier haalt de extensie de gegevens op die nodig zijn om het formulier in te vullen, zoals de naam, geboortedatum en -plaats en het BSN van de overledene, de datum, tijd en plaats van overlijden en de gegevens van de uitvaart. Deze gegevens worden opgehaald bij Aitvaart, met de sessie van de ingelogde uitvaartbegeleider, en nooit bij een andere partij.
  • Het gekozen dossier wordt maximaal 30 minuten bewaard in het tijdelijke geheugen van de browser (sessieopslag) en is daarna, of na het sluiten van de browser, automatisch weg.
  • De extensie vult alleen velden in op de website van de gemeente. Zij verzendt, betaalt of bevestigt nooit zelf iets; de uitvaartbegeleider controleert en verzendt het formulier zelf.
  • Er wordt geen gebruik gemeten en er worden geen gegevens gedeeld met derden. De enige partijen waarmee de extensie contact maakt zijn Aitvaart zelf en de website van de gemeente waar het formulier wordt ingevuld.

Grondslag: voor deze gegevens is Aitvaart verwerker en de uitvaartbegeleider (of diens organisatie) verwerkings- verantwoordelijke, op dezelfde manier als voor de overige dossiergegevens in het platform (zie hierboven).

De extensie verwijderen kan op de gebruikelijke manier via de extensiebeheerpagina van je browser (bijvoorbeeld chrome://extensions). Daarmee verdwijnt ook het lokaal opgeslagen dossier. Wil je alleen uitloggen, dan kan dat vanuit de extensie zelf; dit logt je ook uit van het Aitvaart-dashboard in diezelfde browser.

Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe functies of gewijzigde dienstverleners. De actuele versie staat altijd op onze website. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij onze klanten actief.